ConsensusEngine.pro › Polityka prywatności
Dokument
Polityka prywatności serwisu consensusengine.pro
W skrócie: ta strona nie zapisuje plików cookie, nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych i niczego nie ładuje z obcych serwerów. Dane osobowe przetwarzamy w trzech sytuacjach: gdy do nas piszesz, gdy Twoja firma ma konta w systemie ConsensusEngine i gdy w Twoim imieniu przetwarzamy dane Twoich klientów w tym systemie.
1. Kto jest administratorem
Administratorem danych osobowych związanych ze stroną consensusengine.pro, z korespondencją i z kontami użytkowników systemu jest ETHICALC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. ks. Leona Miszewskiego 18/2C, 80-239 Gdańsk, KRS 0001241947, NIP 9571202612, REGON 544803812 (dalej: Ethicalc). W sprawach danych osobowych prosimy pisać na kontakt@consensusengine.pro z dopiskiem „dane osobowe” w temacie albo listem na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo przepisy nie wymagają tego przy naszym przetwarzaniu.
Inaczej jest z danymi klientów firmy, która używa systemu: osób zgłaszających sprawy, ich dokumentów i korespondencji. Ich administratorem jest ta firma, a Ethicalc przetwarza je w jej imieniu (punkt 4).
2. Strona consensusengine.pro
Strona nie zapisuje plików cookie ani innych danych w urządzeniu użytkownika, nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych, nie profiluje użytkowników i nie wyświetla banera zgody, bo nie ma na co wyrażać zgody. Strona jest utrzymywana w infrastrukturze Amazon Web Services w regionie w Unii Europejskiej.
Serwer zapisuje logi: adres IP, datę i godzinę, pobrany zasób, adres strony odsyłającej, rodzaj przeglądarki. Logi służą wyłącznie bezpieczeństwu i prawidłowemu działaniu strony oraz policzeniu odwiedzin bez ustalania, kim jest odwiedzający. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi usuwamy najpóźniej po 90 dniach. Odnośniki prowadzą do serwisów Ethicalc i partnerów, które mają własne zasady prywatności.
3. Korespondencja
Wiadomości wysłane na adresy w domenie consensusengine.pro przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania planu, o który prosisz, i obsługi sprawy. Przetwarzamy adres e‑mail, imię i nazwisko, nazwę firmy i stanowisko, jeżeli je podasz, oraz treść wiadomości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy wiadomość poprzedza zawarcie umowy, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na korespondencję.
Nie wysyłamy informacji o naszych usługach bez Twojej prośby: ani e‑mailem, ani SMS‑em, ani listem. Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie do trzech lat od ostatniej wiadomości na wypadek roszczeń; dłużej, jeżeli dojdzie do umowy, wtedy zgodnie z przepisami o rachunkowości i podatkach. Pocztę elektroniczną obsługuje Google Workspace jako podmiot przetwarzający.
4. System ConsensusEngine: kogo dotyczą dane i po co je przetwarzamy
| Osoby | Dane | Cel i podstawa | Okres |
|---|---|---|---|
| użytkownicy systemu po stronie firmy: administratorzy, osoby prowadzące sprawy, zastępcy | imię, nazwisko, służbowy e‑mail, rola, dane logowania, zapisy działań w systemie, także działań przez asystenta AI (MCP) | zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie kont, bezpieczeństwo, ślad decyzji; art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; administrator: Ethicalc | czas umowy, potem okres przedawnienia roszczeń |
| klienci firmy: osoby zgłaszające sprawy przez formularz, czat, WhatsApp, e‑mail albo rozmowę głosową, a także osoby występujące w ich dokumentach | dane ze zgłoszenia i korespondencji, dokumenty i ich odczyty, umowy i pełnomocnictwa, dane o płatności (bez danych kart), kod sprawy, źródło kampanii | prowadzenie sprawy klienta na polecenie firmy; administrator: firma, która używa systemu; Ethicalc jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO) | według umowy powierzenia; po zakończeniu umowy postępujemy z danymi tak, jak ona przewiduje |
| osoby rozmawiające z asystentem na stronie firmy, z których rozmowy nie powstała sprawa | treść rozmowy, data, koszt rozmowy | obsługa zapytania i rozliczenie kosztu AI; administrator: firma, która używa systemu; Ethicalc jako podmiot przetwarzający | według umowy powierzenia |
- Zakres. Przetwarzamy tylko dane potrzebne do prowadzenia sprawy. Z dokumentów odczytujemy pola potrzebne do sprawy, a każdy odczyt ma zapisane źródło.
- Miejsce. Dane przechowujemy i przetwarzamy w Unii Europejskiej, w regionie Frankfurt.
- Brak trenowania. Nie używamy dokumentów ani korespondencji klientów do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
- Brak decyzji wyłącznie automatycznych. Automat wysyła do klientów wyłącznie treści zatwierdzone przez firmę. Decyzje o cenie, kierunku sprawy, pismach i pieniądzach podejmują osoby wskazane przez firmę. Każda wiadomość i każda decyzja automatu zapisuje się w przebiegu sprawy.
- Klucze AI. Modele sztucznej inteligencji działają na kluczu firmy, która używa systemu, albo osoby prowadzącej sprawy. Dostawcę modeli i zasady przetwarzania przez niego określa umowa powierzenia.
5. Komu przekazujemy dane
- Amazon Web Services: przechowywanie i przetwarzanie danych systemu w regionie w Unii Europejskiej; umowa powierzenia.
- Google Workspace: poczta elektroniczna i narzędzia biurowe Ethicalc; umowa powierzenia.
- PayU S.A.: obsługa płatności; odrębny administrator danych płatności. Dane kart nie przechodzą przez system ConsensusEngine.
- Dostawcy usług odczytu dokumentów i modeli sztucznej inteligencji, w zakresie i na zasadach określonych w umowie powierzenia z firmą, która używa systemu.
- Meta Platforms, gdy klient firmy pisze przez WhatsApp Business: odrębny administrator w zakresie swojej usługi.
- Dostawca usługi podpisu elektronicznego, gdy firma z niej korzysta, w zakresie podpisywanych dokumentów.
- Podmioty świadczące dla Ethicalc usługi księgowe i prawne, w zakresie niezbędnym do ich zadań.
- Organy publiczne, gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów.
Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane systemu ConsensusEngine są przechowywane i przetwarzane w Unii Europejskiej. Dostawca poczty elektronicznej Ethicalc oraz operator WhatsApp mogą przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych; podstawą są decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla ram ochrony danych UE‑USA oraz standardowe klauzule umowne.
7. Bezpieczeństwo
Transmisja jest szyfrowana. Użytkownicy logują się przez Amazon Cognito z rolami; uprawnienia sprawdza serwer, te same w panelu i przez MCP. Pliki są szyfrowane i udostępniane linkami ważnymi przez krótki czas. Klucze i dostępy leżą w zaszyfrowanym magazynie parametrów. Publiczne adresy stoją za zaporą WAF, a zmiany trafiają na produkcję wyłącznie przez automatyczny deploy. Każda wiadomość i każda decyzja automatu trafia do przebiegu sprawy z datą. Kopie zapasowe są tworzone w Unii Europejskiej.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy. Wnioski prosimy kierować na kontakt@consensusengine.pro. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. W sprawie danych przetwarzanych w systemie na polecenie firmy najprościej zwrócić się do tej firmy jako administratora; pomożemy jej wykonać takie żądanie. Każdy ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Zmiany
Zmiany tej polityki publikujemy na tej stronie z nowym numerem wersji i datą. Jeśli zmiana dotyczy danych przetwarzanych w systemie, informujemy o niej firmy używające systemu przed jej wprowadzeniem.